A cégértékesítés egyik kritikus fázisa az, mikor az eladó – általában egy tanácsadó támogatásával – elkészíti az adatszobát, hogy lehetővé tegye egy, vagy több befektető számára a részletes átvilágítást. Az eladó cég méretétől és komplexitásától függően az adatszoba dokumentumok százait vagy akár ezreit tartalmazhatja, beleértve valamennyi fontos ügyféllel, beszállítóval, alkalmazottal, finanszírozóval és más személyekkel kötött szerződéseket, a címpéldányokat, az igazgatósági ülések kivonatait és sok más dokumentumot. Valamennyi dokumentumnak, ami a cég értékét befolyásolhatja, benne kell lennie az adatszobában. 

Mivel az adatszoba összeállítása mind az eladó mind a tanácsadó részéről hatalmas mennyiségű munkát igényel, illetve gyakran szigorúan bizalmas információk átadásával jár, a legtöbb eladó ragaszkodik ahhoz hogy az adatszobába való belépés előfeltételeként a befektetők egy nem-kötelező érvényű ajánlatot tegyenek vagy akár egy az eladók számára is elfogadható előszerződést írjanak alá. Ebben az esetben az adatszoba szolgáltatja azokat a részletes adatokat melyek lehetővé teszik, hogy a befektető az adatszoba zárását követően napokon vagy heteken belül kötelező érvényű ajánlatot tudjon tenni.

Az adatszoba megvalósítható ténylegesen fizikai formában is (a szó szoros értelmében egy adatokkal teli szoba révén), de az eladó és tanácsadói dönthetnek virtuális adatszoba mellett is, amikor a befektető az interneten keresztül tud hozzáférni a dokumentumokhoz. Bizonyos esetekben a felek a fizikai és virtuális adatszoba kombinációját választják, azzal hogy legbizalmasabb dokumentumok csak a fizikai adatszobában jelennek meg.
A fizikai adatszobában általában mindig ott tartózkodik az eladó egy képviselője is aki biztosítja hogy (1) csak a befektető arra jogosult alkalmazottai legyenek jelen, (2) jogosulatlanul senki ne készíthessen másolatokat, és (3) koordinálja az estleges további információra vonatkozó kérdésekkel kapcsolatos teendőket. Az adatszoba szabályzatot általában az eladó állítja össze, a hozzáférés érdekében azt a befektetőnek – aláírásával igazolva – el kell fogadnia. 

Az adatszoba üzemeltetésének költségei és a határidők betartásának szükségessége miatt általában valamennyi befektető korlátozott hozzáférést kap az adatszobához, általában csak napokat. Egy cég eladója számára az adatszoba elkészítése jellemzően a cégértékesítés legintenzívebb szakasza, ugyanis a legtöbb esetben a menedzsment prezentációk és a telephely látogatások általában egybeesnek az adatszoba nyitva tartásával. A folyamat tovább bonyolódhat, ha több befektető hozzáférését kell megszervezni.

Az adatszoba ideje alatt az eladónak és tanácsadóinak készen kell állniuk a felmerülő kérdések megválaszolására és a befektető számára további kiegészítő információ nyújtására. A válaszokat általában egy vagy két napos határidővel várják, és ha a határidő betartása nem sikerül, a befektető az adatszoba hozzáférésének meghosszabbítását kérheti.

Az adásvételi szerződés tárgyalása során a befektetők általában kérik annak rögzítését – és az erre vonatkozó biztosítékokat – hogy az adatszoba teljes és az adatszobában elhelyezett dokumentumok összessége a vállalat helyzetéről valós és teljes képet ad. Éppen ezért kulcsfontosságú, hogy az eladó és a tanácsadó biztosítsák az adatszoba dokumentumainak teljességét és hitelességét. Például megtörtént hogy az eladó (vagy szándékosan vagy figyelmetlenségből) visszatartott olyan dokumentumot, amely a későbbiekben akár több millió eurós kötelezettség felmerülését is eredményezhette a cégnek.

Láthatjuk, az adatszoba minősége és a folyamat menedzselése sikeressé teheti de akár meg is hiúsíthatja a tranzakciót; drámaian befolyásolhatja a cégértékelést mivel a befektetők gyakran az ár csökkentésére használják fel az adatszoba hiányosságait. Fontos hogy ne legyen olyan személy aki a folyamatban szűk keresztmetszetet képez. Az eladónak létre kell hoznia egy olyan, több szakterületre kiterjedő tudással rendelkező csapatot, amely lefedi az értékesítés során érintett főbb területeket (értékesítés és marketing, jog, termelés, pénzügy, adózás stb.).

Dióhéjban, ha az adatszobáról van szó a tanácsunk három szóban összefoglalható: felkészülni, felkészülni, felkészülni. 

• Email this page
• Post to Twitter